Antes de dar início ao cadastro e o uso do módulo, é importante criar dois campos novos na aba de tarefas. Para isso, o Administrador deve:
- Ir na seção "Administração";
- Ir em "Tipos de tarefas";
- Clicar em "Novo tipo";
- Preencher os campos comuns > Nome com Plano de resposta;
- Selecionar os projetos que usarão este tipo.
Novamente, deve-se criar mais um tipo:
- Ir em "Tipos de tarefas";
- Clicar em "Novo tipo";
- Preencher os campos comuns > Nome com Incidente;
- Selecionar os projetos que usarão este tipo.
Agora, novamente na tela de Administração, clicar em "Campos personalizados";
- Clicar em "Novo campo personalizado";
- Preencher os campos comuns > Nome com Risco;
- Formato Texto;
- Em Tipos de tarefas, marcar a opção Plano de resposta;
- Por fim, marcar Para todos os projetos;
Após isso, mais um campo deverá ser adicionado:
- Clicar em "Novo campo personalizado";
- Preencher os campos comuns > Nome com Tipo de resposta;
- Formato Lista;
- Adicionar as opções à lista:
. Aceitar
. Compartilhar
. Evitar
. Explorar
. Melhorar
. Mitigar
. Transferir
- Em Tipos de tarefas, marcar a opção Plano de resposta;
- Por fim, marcar Para todos os projetos;
Essa é a primeira etapa ao se pensar em gerenciamento de riscos.
Esse é o estágio no qual se define como se conduzir as atividades de gerenciamento de riscos para um projeto.
Um planejamento cuidadoso aumenta as chances de sucesso das outras 5 etapas do gerenciamento de riscos.
Essa tarefa de planejamento deve ser feita logo que o projeto é iniciado e deve ser terminada nas primeiras etapas do planejamento do projeto como um todo.
Por meio de reuniões e analises que podem envolver o gerente do projeto, membros da equipe do projeto, intervenientes, pessoas na organização com responsabilidade de gerenciar o planejamento e/ou execução de atividades relacionadas aos riscos e outras pessoas se necessário.
Essas reuniões utilizando informações como:
- Escopo do projeto;
- Plano de gerenciamento de custos;
- Plano de gerenciamento de cronograma;
- Plano de gerenciamento de comunicação;
- Fatores do ambiente empresarial;
- Processos organizacionais.
O produto final dessa etapa é o plano de gerenciamento de riscos.
Esse plano de gerenciamento de riscos apresenta as definições de categorias dos riscos, que é uma estrutura consistente de categorias que permite um processo compreensivo de identificação dos riscos.
As categorias podem ser utilizadas de projetos anteriores. Neste módulo, definimos uma lista inicial de categorias para projetos, mas o gerente pode adicionar/remover categorias se necessário.
São elas:
- Técnico: Requerimentos
- Técnico: Complexidade Interfaces
- Técnico: Qualidade
- Externo: Contratados e Fornecedores
- Externo: Regulamentar
- Externo: Mercado
- Externo: Cliente
- Organizacional: Recursos
- Organizacional: Premissas do projeto
- Organizacional: Priorização
- Gerenciamento do projeto: Estimativa
- Gerenciamento do projeto: Planejamento
O plano de gerenciamento de riscos também ajuda a definir níveis de probabilidade e impacto, ou seja, a qualidade e credibilidade da etapa de análise qualitativa dos riscos requer que diferentes níveis de probabilidade e impactos sejam definidos.
Pensando no conceito de que risco é uma possibilidade de um evento que, se concretizado, pode causar impacto em um dos objetivos do projeto, podemos definir os objetivos deste módulo como sendoo relacionados a:
- Custo
- Tempo
- Escopo
- Qualidade
E a partir disso, montamos uma tabela para classificar um impacto.
- Matriz de probabilidade e risco:
Riscos são priorizados de acordo com sua potencial implicação por ter um efeito sobre os objetivos do projeto.
Combinações de probabilidade e impacto podem levar o risco a ser classificado como muito alta, alta, moderada, baixa ou de muito baixa importância.
A identificação de riscos é um processo iterativo pois novos riscos podem aparecer/modificar com o andamento do projeto.
Várias técnicas/ferramentas podem ser utilizadas nessa etapa.
Exemplo:
- Análises de checklist/suposições;
- Técnicas de diagramação;
- Julgamento de experts;
- Análise de SWOT (Strengths/weaknesses/opportunities/theats).
O objetivo dessa etapa é a criação de um registro de riscos.
A análise qualitativa é o processo que avalia o impacto e a probabilidade dos riscos que foram identificados.
Podemos qualificar e classificar os riscos tendo em vista o seu efeito individual e dar prioridade tendo em vista o seu efeito potente para o projeto no geral.
A análise qualitativa de riscos avalia a prioridade dos riscos usando a probabilidade de eles ocorrerem, o impacto correspondente no projeto se os riscos realmente ocorrerem, como as restrições de custo, cronograma, escopo e qualidade do projeto.
Podemos considerar a análise qualitativa de riscos como uma maneira rápida e econômica de estabelecer prioridades para o planejamento de respostas a riscos.
Sobre ferramenta que vamos usar:
- A tabela de probabilidade e impacto(figura 1): Essa tabela especifica as combinações de probabilidade e impacto que levam à classificação dos riscos como de prioridade baixa, media ou alta.
Resultado:
- Lista de prioridades.
- Lista de observação para riscos secundários.
Nesse passo o principal objetivo é definir um valor “absoluto” para o risco baseado no seu impacto e probabilidade.
O planejamento de respostas a riscos é o processo que vai mostrar quais as ações que vão ser tomadas para ajudar a reduzir ameaças para o projeto e quem será o responsável por fazê-lo.
Os riscos identificados serão devidamente de responsabilidade dos indivíduos ou das partes envolvidas no projeto e, a partir desse momento, terão o seu nome atrelado ao risco.
Deve-se escolher a melhor estratégia para cada risco previsto e para se implementar essa estratégia algumas ações específicas devem ser desenvolvidas.
- Evitar o risco: Os eventos de risco podem ser evitados através da elaboração de planos de contingência, obtendo-se informações, melhorando a comunicação ou consultando especialistas.
- Transferir os riscos: Alguns riscos podem ter responsabilidade transferida a uma empresa terceirizada ou ao cliente, desde que estes estejam previamente cientes do fato. Isso não significa dizer que o risco foi eliminado.
- Mitigar os riscos: A ação de mitigar é a usar algum método que procura reduzir a probabilidade ou conseqüências de um fator de risco.
- Aceitar o risco: existe a possibilidade de se aceitar o risco quando é a equipe que decide não mudar o plano do projeto ou não dá pra tomar nenhuma ação pra identificar uma estratégia de resposta.
Nessa etapa também é feita uma revisão dos riscos para que se tenha certeza de que todas as informações necessárias para que o plano de resposta seja colocado em ação estão contidas no registro de riscos.
Riscos com Imapcto Positivo
- Explorar o risco: Procura eliminar a incerteza associada com um determinado risco positivo, garantindo que a oportunidade realmente aconteça.
- Compartilhar o risco: Envolver um terceiro com uma maior capacidade para capturar a oportunidade.
- Melhorar o risco: Identificar e maximizar os principais impulsionadores desses riscos positivos para aumentar a probabilidade de ocorrência.
- Aceitar o risco: Aceitar uma oportunidade mas não perseguí-la ativamente.
Monitoramento e controle do risco é um processo contínuo para o ciclo de vida do projeto.
É necessário ter comunicação entre todas as partes envolvidas, pois elas são necessárias para avaliar periodicamente a aceitabilidade do nível de risco.
O responsável pela resposta ao risco deverá reportar periodicamente para o gerente do projeto se o plano esta sendo eficaz, ou se teve algum efeito que não era previsto ou alguma outra necessidade de correção para mitigar o risco.